이메일을 써야 하는데 첫 문장부터 막힐 때가 있습니다. ChatGPT에 받는 사람, 메일을 보내는 이유, 꼭 넣어야 할 내용을 알려주면 초안을 빠르게 만들 수 있습니다.
이 글에서는 ChatGPT로 이메일을 작성하는 기본 방법과 상황별로 바로 활용할 수 있는 요청 문장을 소개합니다. 완성된 메일은 보내기 전에 이름, 날짜, 사실관계를 직접 확인해 주세요.
ChatGPT로 이메일을 작성하는 기본 방법
ChatGPT를 열고 어떤 이메일이 필요한지 입력합니다. 막연히 “이메일 써줘”라고 하기보다 아래 네 가지를 알려주면 원하는 결과에 가까워집니다.
- 받는 사람: 고객, 회사 담당자, 거래처, 선생님 등
- 보내는 이유: 일정 문의, 자료 요청, 감사 인사, 답장 등
- 반드시 들어갈 내용: 날짜, 요청 사항, 답변 기한 등
- 원하는 말투와 길이: 정중하게, 친근하게, 짧게 등
다음 문장을 복사해 대괄호 안의 내용만 바꿔 보세요.
“[받는 사람]에게 보낼 이메일을 작성해 줘. 목적은 [보내는 이유]야. [꼭 들어갈 내용]을 포함하고, [원하는 말투]로 작성해 줘. 제목도 3개 추천해 줘.”
처음 나온 문장이 마음에 들지 않아도 다시 처음부터 설명할 필요는 없습니다. 같은 대화에서 “더 짧게 써줘”, “너무 딱딱한 표현을 자연스럽게 바꿔줘”라고 요청하면 됩니다.
업무 요청 이메일 만들기
자료를 요청하거나 일정을 조율할 때는 상대방이 무엇을 해야 하는지 분명하게 쓰는 것이 좋습니다. 필요한 자료와 원하는 회신 날짜를 함께 알려주세요.
복사해서 쓰는 요청 문장
“거래처 담당자에게 다음 주 회의에 필요한 자료를 요청하는 이메일을 써줘. 필요한 자료는 제품 소개서와 견적서야. 가능하다면 금요일까지 보내 달라고 정중하게 요청해 줘. 제목과 본문을 나눠서 작성해 줘.”
ChatGPT가 작성한 메일을 확인할 때는 자료 이름과 회신 기한이 정확한지 살펴보세요. 아직 정해지지 않은 날짜를 ChatGPT가 임의로 넣었다면 직접 수정해야 합니다.
받은 이메일에 답장하기
답장할 이메일의 핵심 내용을 직접 요약해 입력하면 원문 전체를 붙여넣지 않아도 초안을 만들 수 있습니다.
복사해서 쓰는 요청 문장
“거래처에서 다음 주 수요일 오후 2시에 회의가 가능한지 물어봤어. 그 시간에 참석할 수 있고, 회의 자료를 미리 받으면 좋겠다는 내용으로 정중한 답장 이메일을 작성해 줘. 5문장 이내로 써줘.”
답장에서는 상대방의 질문에 먼저 답하고, 추가로 필요한 내용을 짧게 덧붙이면 읽기 편합니다.
고객센터나 업체에 문의 메일 보내기
문의 메일에는 무엇을 이용했는지, 어떤 문제가 생겼는지, 어떤 답변을 원하는지 넣어주세요. 주문번호나 계정 정보가 꼭 필요하다면 실제 발송 단계에서 필요한 범위만 추가하세요.
복사해서 쓰는 요청 문장
“구매한 제품에 문제가 있어서 판매처에 보낼 문의 이메일을 써줘. 제품을 받은 뒤 전원이 켜지지 않았고, 교환이 가능한지 알고 싶어. 감정적인 표현은 빼고 상황과 질문을 명확하게 정리해 줘.”
문의 내용이 길다면 날짜순으로 상황을 정리해 달라고 요청해 보세요. 담당자가 문제를 파악하는 데 도움이 됩니다.
이메일을 더 자연스럽게 고치는 방법
초안을 받은 뒤에는 원하는 부분만 골라 수정할 수 있습니다. 아래 문장 중 필요한 것을 이어서 입력해 보세요.
- “첫 문장을 더 자연스럽게 바꿔줘.”
- “상대방에게 부담스럽지 않게 요청하는 표현으로 고쳐줘.”
- “핵심 내용은 유지하고 길이를 절반으로 줄여줘.”
- “너무 딱딱하지 않지만 예의를 지키는 말투로 바꿔줘.”
- “제목을 짧고 알아보기 쉽게 5개 추천해 줘.”
특히 중요한 메일은 “내가 요청하는 행동이 한눈에 보이도록 고쳐줘”라고 요청하면 내용을 정리하는 데 도움이 됩니다.
발송 전 꼭 확인할 것
ChatGPT가 만든 이메일은 초안으로 생각하고 다음 항목을 직접 확인하세요.
- 받는 사람의 이름과 직함이 맞는지
- 날짜, 시간, 금액, 연락처가 정확한지
- 첨부하겠다고 쓴 파일을 실제로 첨부했는지
- 상대방에게 요청하는 내용이 분명한지
- 과장되거나 사실과 다른 문장이 없는지
계약 내용, 고객의 개인정보, 비밀번호처럼 민감한 정보는 초안을 만들 때 그대로 입력하지 않는 편이 좋습니다. 필요한 경우 이름이나 숫자를 가려서 작성한 뒤, 발송 전에 실제 정보로 바꾸세요.
자주 묻는 질문
ChatGPT가 이메일을 대신 보내주나요?
이 글에서 설명한 방법은 이메일 문장을 작성하는 방법입니다. 작성된 내용을 복사해 사용하는 이메일 앱에서 받는 사람과 내용을 확인한 뒤 보내면 됩니다. 이용 중인 서비스의 연결 기능에 따라 가능한 작업은 달라질 수 있습니다.
영어 이메일도 작성할 수 있나요?
네. 받는 사람과 목적을 한국어로 설명한 뒤 “자연스러운 영어 이메일로 작성하고, 아래에 한국어 뜻도 적어줘”라고 요청해 보세요. 이름과 일정, 중요한 표현은 발송 전에 다시 확인하세요.
처음 나온 문장이 마음에 들지 않으면 어떻게 하나요?
“더 짧게”, “더 공손하게”, “핵심 요청을 앞에 배치해 줘”처럼 원하는 수정 방향을 구체적으로 말하면 됩니다.
마무리
ChatGPT로 이메일을 잘 작성하려면 받는 사람, 목적, 꼭 들어갈 내용, 원하는 말투를 알려주는 것이 핵심입니다. 초안을 만든 뒤 한두 번 다듬고, 사실관계를 확인하면 이메일 작성에 드는 시간을 줄일 수 있습니다.